外国企业常驻代表机构注销登记实务指南

  外国企业常驻代表机构(以下简称代表机构),是指外国企业依照《外国企业常驻代表机构登记管理条例》(以下简称《条例》),在中国境内设立的从事与该外国企业业务有关的非营利性活... 

  外国企业常驻代表机构(以下简称代表机构),是指外国企业依照《外国企业常驻代表机构登记管理条例》(以下简称《条例》),在中国境内设立的从事与该外国企业业务有关的非营利性活动的办事机构。代表机构为许多外国企业在华业务的发展和联络起到重要作用。

  但近年来,随着全球经济形势的变化,外国企业的经营战略也发生了调整,许多在华代表机构完成了历史使命,不再继续维持正常的运转。不少代表机构就直接退租关门走人,并不知道应当依法予以注销。依据《条例》的规定,代表机构不履行注销手续的,将面临1-3万元罚款等行政处罚,后续甚至会产生影响外国企业在华开展其他业务的严重后果。

  本文,笔者就结合法律规定和业务实践,介绍一下外国企业常驻代表机构的注销事宜。

  1.概述

  1)代表机构注销的情形

  根据《条例》第三十二条的规定,外国企业发生下列情形的,应当在60日内向登记机关(工商机关)申请注销登记:

  ①外国企业撤销代表机构;

  ②代表机构驻在期限届满不再继续从事业务活动;

  ③代表机构依法被撤销破准或者责令关闭

  2)《条例》规定的注销文件

  《条例》第三十三条规定,外国企业申请代表机构注销登记,应当向登记机关提交下列文件:

  ①代表机构注销登记申请书;

  ②代表机构税务登记注销证明;

  ③海关、外汇部门出具的相关事宜已清理完结或者该代表机构未办理相关手续的证明;

  ④其他需要提交的文件(包括工商总局规定应当提交的其他文件,或法律、行政法规或国务院规定代表机构终止活动须经批准的,还应当提交批准文件)。

  从《条例》规定的注销所需文件中,可以看到代表机构注销并非直接向登记机关(工商部门)提交注销申请即可完成,还涉及到税务、海关、外汇等诸多部门的注销手续需要办理。

  2.外国企业常驻代表机构注销流程和手续

  1)注销流程

  根据《条例》第三十二条登记机关(工商部门)对于注销文件的要求,及笔者在杭州地区办理的代表机构注销实践,相关的注销流程如下图:

  2)具体注销手续:

  ①税务注销

  不同于公司注销需先向商务部门办理注销备案,并向工商部门办理清算组备案的流程,代表机构的注销直接从税务部门办理税务登记注销开始。一般来说,税务注销是注销阶段耗时最长的一个阶段,也是最有可能影响注销进度的一个阶段,若税务未注销完毕,后续外汇注销、工商注销都就无法进行。因此,代表机构应当谨慎对待税务注销工作(公司注销亦同)。

  实践中,由于中国大陆地区实行分税制,国税和地税两套征管系统并存(唯一未实行分税制的为上海地区),因此税务注销阶段实际包括国税注销和地税注销两个阶段。

  以笔者在杭州地区办理代表机构注销的实践来说,需要先办理国税注销,然后再办理地税注销手续。整个税务注销阶段,最快也需要一个月左右,慢则半年甚至更长时间都有可能。为便于代表机构办理税务事宜,代表机构在关闭清退员工时,尽可能与原办税人员签署劳务合同,相关涉税注销业务仍由其协助处理。

  ②海关注销

  实务中,多数代表机构在设立登记时并未办理海关手续,那注销时是否就可以不办理海关注销手续了?答案是否定的,根据《条例》的规定,即使代表机构未办理海关手续,仍应当向海关部门申请未办理相关手续的证明。

  笔者在为某代表机构申请未办理相关手续的证明时,杭州海关要求提交注销申请书、外国企业关于代表机构的注销决议、代表处登记证正副本及复印件、组织机构代码证正副本及复印件。材料提交5个工作日后,即可领取《海关手续办结通知》。

  代表机构的海关注销手续一般来说并不复杂,而且可以和税务注销同时申请。

  ③外汇注销

  同样地,一些代表机构在设立登记时也未办理外汇登记手续,依据《条例》的规定,仍应当向外汇主管部门申请改代表机构未办理相关手续的证明。

  笔者浙江外管局申请未办理相关手续的证明时,注销申请书、外国企业关于代表机构的注销决议、代表处登记证正副本及复印件、组织机构代码证正副本及复印件。材料无误,当日即可领取《办结外汇手续证明》。

  ④剩余经费汇出及银行账户注销

  按照《条例》规定的,前述税务、海关、外汇注销完结,即可向工商部门办理代表机构注销登记手续,后续再办理剩余经费汇出和银行账户注销等业务。否则,资金早早汇出,再办理工商注销等手续时所需交通费、人工费等结算均会产生不便。

  但笔者具体在杭州办理代表机构注销时,工商主管部门要求代表机构办理注销登记手续时,同时缴销公章。故,只能将剩余经费汇出及银行账户注销提前至工商注销手续之前。而相对比,上海地区工商部门在办理注销登记时,并未要求同时缴销公章。而且,代表机构(公司)设立登记时,公章刻制系在公安部门备案,并不涉及工商部门。

  笔者认为,正常而言,工商不应要求企业同时缴销公章,杭州地区的操作属于特殊情形。故此,代表机构(公司)在办理工商注销登记时,应先向工商主管部门确认是否需同时缴销公章,若无需同时缴销公章,则可以在办理完毕工商注销手续后,再办理剩余经费汇出及银行账户注销手续。

  a)剩余经费汇出

  根据《条例》的规定,代表机构不能从事营利性活动,其经费来源主要依靠外国企业拨付。其注销时,剩余经费理应归还外国企业,并不能转入外国企业在中国大陆的其他关联公司。对于资金汇出,外管局已将审批权限下放至银行。而一些银行由于自身风险控制及业务熟练程度等原因,对于代表机构注销时剩余经费汇出的操作并不熟悉,导致剩余经费汇出不能便利操作。

  根据中国外汇管理规定,代表机构并不涉及资本项目,故其剩余经费汇出不属于资本项目下的清算;其次,根据《服务贸易外汇管理指引》及其实施细则的规定,代表机构办公经费属于服务贸易项下。

  故笔者认为,代表机构剩余经费归还外国企业应属于服务贸易项下退汇。代表机构在办理剩余经费汇出业务时,按照实施细则的规定,仅需提供原经费汇入时的经费预算表并附上退汇相关说明或证明材料,当然,该退回金额不得超过原汇入金额,银行即应将代表机构的剩余经费原路汇出。

  而实务中,笔者在中国银行杭州某支行办理该业务时,该银行在未确定该业务所属外汇业务性质的情况下,反复要求代表机构提供不同的交易单证,比如要求代表机构提供审计报告、外国企业关于剩余经费汇回的决议,并核查代表机构存续期间所有的进出账目明细,还要求代表机构就个别非外国企业拨付的进款进行详细说明。

  在此,需特别注意的是,根据中国法律规定,代表机构不可进行营利性活动,对于非来源于外国企业拨付的资金,应当谨慎对待。否则,代表机构注销时,该笔资金很难转出或汇出,还有可能因为不合规操作遭受行政处罚。

  b)银行账户注销

  银行账户注销相对来说,操作较为简便,一般来说,按照银行要求提供资料即可,且可以和剩余资金汇出一同操作办理。若代表机构尚有银行结息等小额资金未办理汇出手续,则可在账户注销时取现。

  ⑤工商注销

  前述税务、海关、外汇等手续办理完成之后,即可按照《条例》规定,向工商部门申请办理注销登记手续。

  一般来说,除了前文所列①代表机构注销登记申请书、税务、海关、外汇注销证明以外,还需缴销代表机构登记证、代表证等证件。具体所需材料,代表机构在提交申请前可向工商主管部门进行确认。

  ⑥其他

  按照《条例》规定,工商部门作出准予注销决定的,代表机构即完成注销工作。但实务中,代表机构的组织机构代码证(质监部门)、统计证(统计部门)、公章(一般来说为公安部门)等,建议也至主管部门办理注销手续(或确认是否需要办理注销手续)。

  代表机构的注销登记虽不及公司注销复杂,但仍不应掉以轻心,甚至不办理注销手续。以免给外国企业在华的其他投资或业务带来负面影响。笔者希望本文能够为代表机构注销登记工作提供指导和帮助。

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